Chính sách này phải được đọc cùng với Chính sách chống rửa tiền (Chính sách AML) của Công ty, nhằm đảm bảo tuân thủ đầy đủ các luật hiện hành liên quan đến phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố. Mục tiêu của chính sách này là cung cấp hướng dẫn cho các thủ tục “Hiểu rõ khách hàng” (KYC) mà Công ty tuân thủ để phù hợp với quy định AML hiện hành. Chính sách này áp dụng cho tất cả cán bộ, nhân viên, đại lý, công ty con, cũng như các sản phẩm và dịch vụ do Công ty cung cấp.

1. QUY TRÌNH PHÂN LOẠI VÀ XÁC MINH DANH TÍNH KHÁCH HÀNG

Công ty đã tiếp nhận đầy đủ các yêu cầu của pháp luật hiện hành liên quan đến việc phân loại khách hàng, cũng như các quy trình xác minh và thẩm tra khách hàng như được mô tả dưới đây.

Phân loại khách hàng

Khách hàng được phân thành ba nhóm chính dựa trên mức độ rủi ro:

1. Khách hàng có mức rủi ro thấp
2. Cần lưu ý rằng Công ty phải thu thập đủ thông tin để xác định xem khách hàng có phù hợp để được phân loại là khách hàng rủi ro thấp hay không:

• Các tổ chức tín dụng hoặc tài chính được thành lập tại quốc gia khác có yêu cầu pháp lý tương đương hoặc cao hơn so với quy định của cơ quan quản lý Công ty.
• Các doanh nghiệp niêm yết có chứng khoán được giao dịch trên thị trường được quản lý của quốc gia khác, nơi áp dụng các yêu cầu công bố thông tin theo quy định pháp luật.

1. Khách hàng có mức rủi ro tiêu chuẩn
2. Tất cả khách hàng không thuộc nhóm rủi ro cao hoặc thấp sẽ được coi là khách hàng có mức rủi ro tiêu chuẩn.
3. Khách hàng có mức rủi ro cao
4. Khách hàng đáp ứng các tiêu chí dưới đây được phân loại là có mức rủi ro cao do các yếu tố sau:

• Khách hàng không gặp mặt trực tiếp (non face-to-face);
• Tài khoản khách hàng đứng tên người thứ ba;
• Tài khoản của các cá nhân có ảnh hưởng chính trị (PEP – Politically Exposed Persons);
• Cá cược điện tử / trò chơi trực tuyến
• Khách hàng đến từ các quốc gia không tuân thủ khuyến nghị của FATF;
• Khách hàng có nguy cơ cao liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố;
• Bất kỳ khách hàng nào khác được Công ty phân loại là có mức rủi ro cao.

Xác minh danh tính khách hàng (Thẩm tra – Due Diligence)

1. Điều kiện áp dụng thẩm tra (Due Diligence)
2. Việc xác minh danh tính và quy trình thẩm tra khách hàng sẽ được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Khi thiết lập quan hệ kinh doanh;
• Khi có nghi ngờ về rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố, bất kể giá trị giao dịch;
• Khi có nghi ngờ về tính chính xác của thông tin nhận dạng khách hàng đã cung cấp trước đó;
• Khi khách hàng không thể hoặc từ chối cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính và xây dựng hồ sơ kinh tế mà không có lý do hợp lý.

1. Thời điểm thực hiện thẩm tra khách hàng

• Việc xác minh danh tính và thực hiện thẩm tra khách hàng phải được thực hiện trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh hoặc tiến hành giao dịch;
• Việc xác minh danh tính khách hàng có thể được hoàn tất trong quá trình thiết lập quan hệ kinh doanh nếu cần thiết để không làm gián đoạn hoạt động bình thường, với điều kiện rủi ro rửa tiền và tài trợ khủng bố được đánh giá là thấp. Trong trường hợp đó, quy trình xác minh phải được hoàn tất càng sớm càng tốt;
• Thông tin hiện có phải được đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng các tài liệu, dữ liệu và thông tin luôn được cập nhật;
• Quy trình thẩm tra khách hàng (Due Diligence) không chỉ áp dụng cho khách hàng mới mà còn cho khách hàng hiện tại dựa trên đánh giá rủi ro;
• Sau khi tài khoản khách hàng được mở, tài khoản đó cần được giám sát chặt chẽ;
• Việc kiểm tra phải được thực hiện ít nhất hai lần một năm và báo cáo tóm tắt kết quả phải được lưu trữ trong hồ sơ của khách hàng;
• Theo từng khoảng thời gian xác định, Công ty cần so sánh dữ liệu ước tính với doanh số thực tế của tài khoản;
• Bất kỳ sự chênh lệch đáng kể nào cũng phải được điều tra không chỉ để xác định hành động cần thiết của Công ty với tài khoản đó, mà còn để đánh giá độ tin cậy của cá nhân hoặc tổ chức đã giới thiệu khách hàng.

1. Quy trình thẩm tra khách hàng (Due Diligence)
2. Thực tiễn mà Công ty áp dụng để tuân thủ quy định về xác minh danh tính khách hàng được triển khai dựa trên phương pháp tiếp cận theo đánh giá rủi ro như trình bày dưới đây:

• Quy trình thẩm tra tiêu chuẩn được áp dụng cho khách hàng có mức rủi ro trung bình và bao gồm các bước sau:
• Xác minh danh tính khách hàng dựa trên thông tin từ nguồn đáng tin cậy và độc lập;
• Đối với tổ chức pháp nhân, xác định cơ cấu sở hữu và kiểm soát của khách hàng;
• Thu thập thông tin về mục đích và bản chất dự kiến của quan hệ kinh doanh;
• Thực hiện giám sát liên tục mối quan hệ kinh doanh, bao gồm phân tích các giao dịch trong suốt thời gian hợp tác để đảm bảo rằng các giao dịch đó phù hợp với hồ sơ và thông tin của khách hàng mà Công ty đang lưu giữ.
• Quy trình thẩm tra đơn giản có thể áp dụng cho khách hàng có mức rủi ro thấp. Quy trình này được sử dụng nếu Công ty không có nghi ngờ về rửa tiền, bất kể có các ngưỡng, miễn trừ hay ngoại lệ nào, và không bắt buộc phải thực hiện ngay khi thiết lập quan hệ kinh doanh.
• Quy trình thẩm tra nâng cao phải được áp dụng trong những tình huống có nguy cơ cao liên quan đến tiền hoặc tài trợ khủng bố. Công ty phải thực hiện các biện pháp cụ thể và phù hợp để giảm thiểu rủi ro, bao gồm một hoặc nhiều biện pháp sau:
• Đảm bảo rằng danh tính khách hàng được xác minh bằng các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin bổ sung;
• Áp dụng các biện pháp bổ sung để kiểm tra và xác minh tính xác thực của tài liệu đã cung cấp;
• Đảm bảo rằng giao dịch đầu tiên được thực hiện thông qua tài khoản đứng tên khách hàng tại ngân hàng thuộc quốc gia có yêu cầu tương đương hoặc cao hơn so với tiêu chuẩn của cơ quan quản lý của Công ty.

1. Quy trình xác minh
2. Quy trình xác minh này sẽ được Công ty thực hiện để xác định danh tính của khách hàng trong quá trình thiết lập quan hệ kinh doanh:

• Công ty đảm bảo rằng việc xây dựng hồ sơ kinh tế và đánh giá sự phù hợp phải được thực hiện trước khi bắt đầu quan hệ kinh doanh;
• Khách hàng được cấp thời hạn 15 (mười lăm) ngày để nộp tài liệu xác minh danh tính cho Công ty.
• Trong thời gian 15 ngày này, Công ty phải đảm bảo những điều sau:
• Tiền chỉ được phép chuyển đến từ tài khoản ngân hàng đứng tên khách hàng hoặc phương thức liên kết với tài khoản đó;
• Email thông báo / nhắc nhở sẽ được gửi đến khách hàng yêu cầu nộp tài liệu xác minh danh tính;
• Tài khoản sẽ bị đóng nếu quá trình xác minh không được hoàn tất đúng hạn;
• Công ty không giữ tiền của khách hàng và tài khoản sẽ không bị đóng băng nếu không có nghi ngờ liên quan đến rửa tiền.

1. Các vấn đề khác liên quan đến thẩm tra khách hàng (Due Diligence)

• Các cá nhân có ảnh hưởng chính trị (PEP)
• PEP là những người đang hoặc đã từng giữ chức vụ nhà nước quan trọng tại quốc gia khác, cũng như những người có quan hệ gần gũi với họ. Công ty phải thực hiện các biện pháp bổ sung sau để xác định xem khách hàng tiềm năng có phải là PEP hay không:
• Nhận được sự phê duyệt đặc biệt từ ban lãnh đạo trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng
• Thực hiện các biện pháp thích hợp để xác minh nguồn gốc tài sản và nguồn tiền của khách hàng liên quan đến quan hệ hoặc giao dịch kinh doanh;
• Thực hiện giám sát nâng cao và liên tục mối quan hệ kinh doanh.
• Tài khoản ẩn danh hoặc tài khoản mã số
• Công ty bị cấm duy trì tài khoản ẩn danh hoặc mã số. Ngoài ra, Công ty phải đặc biệt chú ý đến bất kỳ rủi ro rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố nào phát sinh từ giao dịch mang tính ẩn danh và thực hiện các biện pháp để ngăn chặn việc sử dụng những giao dịch đó cho mục đích bất hợp pháp.
• Thẩm tra khách hàng (Due Diligence) thông qua bên thứ ba
• Công ty có quyền yêu cầu và dựa vào bên thứ ba để thực hiện việc thẩm tra khách hàng (Due Diligence). Tuy nhiên, trong những trường hợp đó, trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về Công ty.

2. QUY TRÌNH MỞ TÀI KHOẢN VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU KYC CỦA KHÁCH HÀNG

Trước khi chấp nhận khách hàng mới, Công ty yêu cầu khách hàng cung cấp một số thông tin và tài liệu nhất định để xác minh danh tính.

Mở tài khoản

1. Thông tin cần thiết để mở tài khoản
2. Tất cả khách hàng muốn mở tài khoản tại Công ty phải cung cấp các thông tin sau:

• Thông tin cá nhân của khách hàng
• Xây dựng hồ sơ tài chính của khách hàng
• Đánh giá mức độ phù hợp / khả năng đầu tư của khách hàng
• Việc xác minh danh tính khách hàng, bao gồm xây dựng hồ sơ tài chính và đánh giá mức độ phù hợp, phải được thực hiện trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh.

1. Quy trình mở tài khoản

• Khách hàng điền vào mẫu đăng ký mở tài khoản với đầy đủ thông tin cần thiết
• Nhân viên phụ trách của Công ty thu thập toàn bộ thông tin ban đầu từ khách hàng và chuyển tiếp cho ban lãnh đạo cùng Chuyên viên tuân thủ AML để kiểm tra, đánh giá và phê duyệt
• Sau khi được phê duyệt, nhân viên phụ trách nhập toàn bộ thông tin vào hệ thống của Công ty và chuyển đến các bộ phận liên quan

Tài liệu KYC

Trước khi chấp nhận khách hàng mới và cho phép họ giao dịch với Công ty, cần thu thập các tài liệu sau để xác minh danh tính:

1. Cá nhân
2. Tài liệu xác minh danh tính cho khách hàng cá nhân:

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ do chính phủ cấp – hộ chiếu, thẻ căn cước, bằng lái xe (…) phải bao gồm đầy đủ họ tên khách hàng, ngày sinh, ảnh và ngày cấp (ngày hết hạn và/hoặc ngày cấp + thời hạn hiệu lực)
• Tài liệu xác nhận địa chỉ cư trú gần đây mang tên khách hàng – sao kê ngân hàng, hóa đơn tiện ích, hóa đơn điện thoại (…) phải bao gồm đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ cư trú và ngày phát hành (không quá 3 tháng)

1. Tổ chức pháp nhân
2. Đối với các tổ chức (khách hàng doanh nghiệp) muốn mở tài khoản tại Công ty, áp dụng quy trình xác minh khác. Các tài liệu cần thiết bao gồm:

• Tài liệu thành lập doanh nghiệp
• Hình thức và tên gọi của tài liệu doanh nghiệp có thể khác nhau tùy theo quốc gia đăng ký và/hoặc hình thức pháp lý của công ty. Tuy nhiên, các tài liệu cần thiết phải bao gồm tên công ty, ngày và nơi đăng ký, địa chỉ văn phòng đăng ký, danh sách giám đốc và người được ủy quyền ký, cũng như cơ cấu cổ phần (tên và tỷ lệ cổ phần). Các tài liệu này có thể bao gồm nhưng không giới hạn: giấy chứng nhận thành lập hoặc đăng ký, giấy chứng nhận văn phòng đăng ký, giấy chứng nhận giám đốc và thư ký, danh sách cổ đông đăng ký, biên bản ghi nhớ và điều lệ.
• Tài liệu xác minh của giám đốc và các bên thụ hưởng
• Tài liệu nhận dạng KYC cá nhân được yêu cầu từ:
• Giám đốc của tổ chức pháp nhân
• Các bên thụ hưởng của tổ chức pháp nhân sở hữu từ 10% trở lên.
• Các tài liệu này bao gồm giấy tờ tùy thân và xác nhận địa chỉ cư trú.
• Quyết định của Hội đồng quản trị
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc mở tài khoản và ủy quyền cho những người sẽ quản lý tài khoản đó.

Tài liệu điều chỉnh hoạt động của chúng tôi